Jak zarządzać zespołem?

Jak zarządzać zespołem? To nie jest pytanie łatwe. Jest to jednak pytanie ważne. Poniżej kilka wskazówek dotyczących tego jak zarządzać zespołem i ...

robić to efektywnie.

Określ kierunek działania

Jeśli chcemy zbudować odnoszący sukcesy zespół, musimy zaoferować mu klarowne i wymierne cele. Cele muszą być jasne dla każdego członka zespołu, tak aby każdy je rozumiał i umiał opisać. Powinny być wymierne lub przynajmniej możliwe do zweryfikowania. Bez wymiernych celów zespoły tracą poczucie kierunku i nie są w stanie oceniać swojej skuteczności ani określać postępów. Cele muszą mieć też wyznaczone daty realizacji – to podtrzymuje motywację zespołów i dążenie do osiągnięcia celu.

Ustal OKR

Mierzenie wydajności zespołu jest niezbędne, jeśli chcemy nauczyć się, jak ją poprawiać. Bez konkretnych danych trudno ustalić, co robimy źle, a co dobrze, co należy zmienić bądź usprawnić. Efektywnym systemem jest ustalanie w ramach zespołu tzw. celów i kluczowych wyników (OKR – Objectives and Key Results). Ta metodologia, spopularyzowana przez Intela i Google, pozwala ambitnie planować kwartał lub nawet cały rok, a pod koniec danego okresu porównać wyniki z założeniami wstępnymi. OKR powinny być tworzone zarówno w zespole, jak i indywidualnie. Niezależnie od tego, czy jesteś informatykiem czy specjalistą ds. marketingu, ta forma pomiaru może zostać użyta w zasadzie w dowolnym zespole.

Wyznaczaj rozległe cele

Cele rozległe to takie, które wykraczają poza obecne możliwości twojego zespołu (lub członka zespołu).

Wyznaczanie tych celów zmotywuje ich do przekroczenia dostrzegalnych ograniczeń i dokonania przełomów, które pomogą całej firmie.

Łączy nas jedno - chcemy odnieść sukces! Osiąganie zarówno małych jak i dużych celów pozwala nam iść dalej i karmi naszą chęć wniesienia wkładu i wywierania wpływu. Jednakże wyznaczanie celów, które są zbyt ambitne, wprawi twój zespół w stan przeciążenia, co może spowodować, że poczują się przepracowani lub wypaleni.

Zamiast tego skoncentruj się na utrzymywaniu stałych i konsekwentnych celów rozległych, które motywują wszystkich, ale nie kończą się ostatecznym „finałem”, który można zinterpretować jako okres regeneracji lub „laby”.

Wszyscy mamy fazy intensywnej pracy, po których następuje regeneracja. W końcu nie możemy działać bez przerwy na 110% mocy. Jednakże pozwolenie zespołowi na zdejmowanie nogi z gazu spowoduje jeszcze większy problem, gdy zechcesz zwrócić się w kierunku nowej inicjatywy.

Spróbuj tego: ustalaj normy na 4% wzrost powyżej aktualnych możliwości twojego zespołu

 Wzrost w tym zakresie jest uważany za złoty środek - wystarczająco wysoki, aby zainspirować realny postęp, ale wystarczająco osiągalny, aby uniknąć nadmiernego stresu.

Skoncentruj się na pytaniu DLACZEGO

Wyobraźmy sobie następującą sytuację:

Menedżer musi skłonić członków swojego zespołu do udostępnienia ważnego ogłoszenia firmy w mediach społecznościowych. Jak myślisz, które podejście będzie tu najbardziej skuteczne?

Podejście nr 1: „Udostępnij proszę ten post na swoim profilu na Facebooku. To naprawdę ważne”.

Podejście nr 2: „Udostępnij proszę ten post na swoim profilu na Facebooku. Jego upowszechnienie może być przełomem dla naszej firmy, a im więcej udostępnień otrzymamy w ciągu pierwszych kilku godzin po uruchomieniu, tym bardziej znaczący wpływ będzie to miało na liczbę osób, do których w ogóle dotrzemy”.

Domyślam się, że wybrałeś numer 2. Czy wiesz dlaczego?

Ponieważ kiedy poświęcisz trochę czasu na wyjaśnienie powodu podanych zaleceń, uzyskasz znacznie większe poparcie ze strony swoich pracowników.

Bądź elastyczny by dobrze zarządzać zespołem

Założone normy osiągnięte, terminy dochowane, każdy projekt doskonale zrealizowany? Rzeczywistość wygląda często inaczej. Ważne jest to, jak radzimy sobie z nieosiągniętymi wynikami, z opóźnieniami i problemami w realizacji projektu. Przyjęcie elastycznego podejścia pozwala zespołowi szybko dostosować się, gdy zmieniają się ramy projektu lub jego składowe. Zmusza to również zespół do ciągłego komunikowania się i koncentracji na jakości wykonywanych zadań. 

Nie zapominaj o kulturze organizacyjnej

Niezależnie od tego, czy twój zespół jest całkowicie zdalny, jest bardzo prawdopodobne, że znaczna część współpracy ma miejsce wirtualnie. Sensowne jest zatem przekonanie, że kultura i podstawowe wartości, które definiują twoją organizację, powinny obejmować także sferę wirtualną.

Poproś pracowników, by pytali: „a co, jeśli…?”

Zachęcaj każdego pracownika do zadawania pytań podczas spotkań zespołu, zwłaszcza pytań
z gatunku „a co, jeżeli…?”. Następnie rozważcie je na serio. Omówienie różnych możliwych zdarzeń i reakcji na nie, nawet jeśli mogą wydawać się mało prawdopodobne, daje zespołowi znaczną przewagę i upewnia jego członków, że przygotowują się z góry na większość sytuacji, które mogą ich spotkać. Na spotkania, jeśli to tylko możliwe, zapraszaj pracowników z różnych szczebli. Opinia mniej doświadczonych pracowników może czasem pomóc zespołowi wygenerować rozwiązanie, o którym nie pomyśleliby bardziej doświadczeni koledzy.

Daj swojemu zespołowi autonomię

Ile razy słyszałeś, jak ktoś wypowiadał zdanie: „Naprawdę doceniam to, jak mój szef zarządza każdym aspektem mojej pracy”.

Jeśli nie kłamiesz, zakładam, że… nigdy.

Ludzie cenią sobie autonomię. Wszyscy chcemy mieć kontrolę nad swoim czasem i energią, a brak swobody to pewny sposób na torpedowanie motywacji twojego zespołu.

Przyznanie autonomii pokazuje również, że ufasz swojemu zespołowi, co znacznie przyczyni się do wytworzenia emocjonalnej więzi między pracodawcą a pracownikiem, którą to więź widzisz w wysoce zaangażowanych firmach.

 Autonomia jest zdecydowanie najważniejszym czynnikiem motywującym. Zaufanie jest podstawą relacji, zwłaszcza w biznesie.

Pozwalam ludziom być właścicielami ich pracy i prosić o pomoc w razie potrzeby zamiast sytuacji kiedy trzyma się ich za rękę przez całą drogę. Z mojego doświadczenia wynika, że buduje to dobre relacje i pozwala pracownikowi poczuć, że jako lider jestem tutaj aby pomóc, a nie tylko forsować własny program.

Na dłuższą metę buduje to bardziej samowystarczalne zespoły, ponieważ tworzą własne procesy, a ja uczę się, jak z nimi i dla nich pracować”.

Jednak pomimo tych korzyści autonomia nie jest normą dla większości firm. Menedżerowie obawiają się, że pozostawienie ich bezpośrednim podwładnym zbyt dużej swobody stworzy luźne środowisko, które będzie nadużywane. Użycie przysłowiowego kija jest postrzegane jako sposób na uniknięcie demoralizacji.

Daj zespołom uprawnienia do podejmowania ważnych decyzji

Jako przedsiębiorca prawdopodobnie podejmowałeś większość ważnych decyzji samodzielnie. Podejmowałeś też pewnie wiele mniej ważnych decyzji, podobnie jak menedżerowie, którzy dla Ciebie pracują. Nie tylko marnujesz w ten sposób cenny czas, ale również tłumisz inicjatywę Twoich podwładnych.

Twoi ludzie szybko zdadzą sobie sprawę, że utknęli w zespole, który nie jest uprawniony do niczego, a którego decyzje będą podważane przez Ciebie lub innego menadżera. Gdy tak się stanie, bądź pewien, że nie poznasz najlepszych pomysłów Twoich podwładnych.

Najbardziej efektywnymi zespołami są te, które wykonują znaczącą pracę dla swoich organizacji i które jednocześnie uzyskały uprawnienia do podejmowania istotnych decyzji. Kiedy Twoje zespoły będą w pełni zaangażowane, nie będziesz musiał brać na siebie każdej najmniejszej decyzji. Oddając część władzy swojemu zespołowi, dasz sobie czas, aby skupić się na ważniejszych kwestiach. Nie znaczy to, że masz zrezygnować z kontroli. Pozostań w kontakcie z zespołami i upewniaj się, że pracują, dbają o postępy i wyniki.

Skoncentruj się na nagrodach wewnętrznych (NIE zewnętrznych)

Pewnie, że pieniądze są ważne - wszyscy musimy jeść i płacić czynsz. Ale jako motywator, pieniądze zdecydowanie mają swoje ograniczenia. Oto badanie przeprowadzone przez ekonomistę z Princeton, Angusa Deatona i psychologa Daniela Kahnemana. Wykazali oni, że pieniądze nie przyczyniają się do naszego ogólnego poczucia szczęścia powyżej progu 75 000 dolarów rocznie. Dochód przekraczający ten próg tak naprawdę nie wpływa na nasze codzienne zadowolenie i dlatego nie jest dobrym czynnikiem motywującym. Tutaj do gry wkracza wewnętrzna motywacja.

Autor: dr Michał Chmielecki, prof.

Autor: dr Michał Chmielecki, prof.

Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię  do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju. 

P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!

Może warto przeczytać?

Jak pokonać syndrom grupowego myślenia w Twoim zespole?

Jak rozwiązywać problemy? 6 kroków skutecznego rozwiązywanie problemów

12 uniwersalnych reguł przywództwa

Podejmowanie decyzji - 5 kroków ku dobrej decyzji

Jak zwiększyć kreatywność zespołu?