Delegowanie zadań pracownikom. Jak robić to efektywnie?
Jak delegować zadania?
Nieważne, czy jesteś menedżerem czy przedsiębiorcą, delegowanie zadań jest kluczowe, by zmaksymalizować produktywność i nie stracić głowy pośród setek rzeczy do zrobienia. Niestety wiele przedsiębiorców oraz przywódców nie potrafi delegować zadań w sposób efektywny – lub, jeżeli nie jest to absolutnie konieczne, zwyczajnie nie chce tego robić.
Delegowanie zadań jest jednym z najważniejszych ról lidera – ale delegowanie a efektywne delegowanie zadań to dwie zupełnie odmienne koncepcje.
Jak nauczyć się delegować i co zrobić by delegowanie zadań było skuteczne?
Nie wszystko możesz zrobić samemu. Nie wszystko powinieneś robić samemu. W pewnym momencie będziesz musiał przekazać część zadań innym. Nie myśl o tym jednak, jak o ograniczaniu własnej odpowiedzialności – jest to raczej dawanie innym osobom szansy.
Oto porady dotyczące delegowania zadań
Zdecyduj, co możesz delegować.
Delegowanie zadań jest dla menedżerów absolutnie kluczowe. Na początek najlepiej dystrybuować zadania techniczne. Gdy aspekt techniczny został przekazany dalej, spójrz na zadania zarządcze: stwierdź, które z nich są z natury strategiczne, a które taktyczne. Dla przykładu, wybranie wskaźników do przedstawienia w raporcie zarządczym to zadanie strategiczne, natomiast zebranie samych informacji to praca taktyczna. To właśnie pracę taktyczną najlepiej przekazywać dalej.
Stwierdź, kto jest w stanie wykonać dane zadanie.
Popatrz na relację między umiejętnościami i ambicjami Twojego zespołu a zadaniem, które chcesz przekazać. Pomyśl o możliwościach rozwoju: jeżeli ktoś z Twojego zespołu ewidentnie ma aspiracje przywódcze, zadania taktyczne mogą być dobrą szansą na lepsze poznanie roli menedżera (duża część pracy menedżera składa się z zadań strategicznych, ale zaczynając od zadań taktycznych i powoli przechodząc na zadania strategiczne można uniknąć frustracji związanej z nauką). Jeżeli nikt z Twojego zespołu nie ma wystarczających umiejętności, być może potrzebujesz kogoś nowego.
Myśl o delegowaniu zadań jak o inwestycji.
Delegowanie zadań nie zawsze daje szybkie efekty. Nie oczekuj, że osoba, której przekażesz zadanie, już od początku będzie w 100% produktywna. Jeżeli dana osoba nie ma odpowiedniego doświadczenia, być może nie będzie na początku rozumiała wszystkich elementów zadania. Być może będzie potrzebna Twoja pomoc. Jednak po jakimś czasie, inwestycja ta zwiększy potencjał Twojego zespołu i obniży ryzyko – teraz nowa osoba rozumie dany obszar działania i jest w stanie efektywnie się w nim poruszać. Pomyśl, czego tak naprawdę oczekujesz. Być może oczekujesz czegoś bardzo konkretnego. Być może jesteś gotowy zaakceptować cały szereg możliwości. Musisz jednak przekazać osobie, której przekazujesz daną pracę wszystkie szczegóły zadania, jak i również oczekiwany czas oraz jakość wykonania.
Skup się na rezultatach, nie na metodzie.
Skupianie się na metodzie to forma mikrozarządzania. Delegowanie zadań natomiast wymaga odwagi. Wymaga ona również zaufania. Musisz być w stanie uwierzyć, że inni ludzie również mogą wykonać zadanie dobrze, nawet jeżeli niekoniecznie wykonują je dokładnie tak samo dobrze jak Ty. Zdecyduj, w jaki sposób będziesz kontrolował postępy. Postanów, jak często będziesz się o nie pytał. Mniej doświadczone osoby sprawdzaj częściej, a bardziej doświadczone sprawdzaj mniej. Zachęcaj do pracy, udzielaj konstruktywnej krytyki i pomagaj, jeśli trzeba.
Mądrze wybierz osobę, której będziesz delegować zadanie.
Wybierz kogoś, kto wręcz chce odpowiedzialności i kto pokazuje, że chce się rozwijać w kierunku powiązanym z zadaniem. Nie wybieraj kogoś, kto nie jest zainteresowany zadaniem, które starasz się przekazać.
• Bądź konkretny, gdy wyrażasz swoje oczekiwania: co i kiedy jest w porządku, a co nie.
• Objaśnij, czego nie masz zamiaru akceptować.
• Zdefiniuj, co trzeba osiągnąć po drodze.
Jeżeli przekazujesz komuś zadanie podjęcia decyzji, uświadom tej osobie, że zadanie to składa się z co najmniej dwóch części: brania pod uwagę alternatywnych rozwiązań oraz wybierania spośród nich. Wyraźnie powiedz, jaką część zadania przekazujesz danej osobie i stwierdź, czy chcesz zostać poinformowany, gdy proces przejdzie z pierwszego na drugi etap.
Aby stwierdzić, czy dane zadanie nadaje się do przekazania danej osobie, odpowiedz sobie na pytania poniżej:
Pytania, które możesz sobie zadać: Tak Nie
Czy jest to odpowiednio dobrze wyodrębnione zadanie?
Czy osoba ma wystarczające umiejętności, by je wykonać?
Czy osoba ma wystarczającą władzę, by je wykonać?
Czy osoba ma wystarczające zasoby, by je wykonać?
Czy osoba ta wie, jak powinien wyglądać końcowy rezultat?
Czy wie, na kiedy musi wykonać zadanie?
Czy wiem, jak często chcę otrzymywać wiadomości o postępie?
Czy osoba ta wie, jak wygląda pożądany postęp?
Czy to zadanie jest zbyt ryzykowne, by przekazać je dalej?
Czy ustanowiłem wszystkie granice zadania, np. dotyczące budżetu, czasu czy zasobów?
Czy postanowiłem, w jaki sposób zadanie ma zostać wykonane?
Zwracaj uwagę i doceniaj zmiany i wysiłek
Ludzie uwielbiają być doceniani. Uwielbiają, gdy ktoś ich zauważa i chwali ich wkład. Docenianie cudzej pracy jest kluczowym sposobem na zostawienie najlepszych pracowników przy sobie. Zauważ i doceniaj każdego członka zespołu każdego tygodnia. Zwracaj uwagę na każdego, kto wykonuje dobrą robotę. Doszukuj się możliwości pochwalenia cudzych postępów. Nie musi to być nic wielkiego. Małe rzeczy, jak na przykład dobrze wykonany raport, odpowiednio przygotowane algorytmy, dobrze sprawdzone oprogramowanie, również są warte pochwały. Nie myśl o tym tak, jakby była to „część pracy”. Praca może być trudna, więc mów innym, że ich doceniasz. A docenianie to nie to samo co dziękowanie. To nie tylko mówienie „dziękuję”.
Mówienie „dziękuję” jest grzeczne, ale niezbyt osobiste. Gdy natomiast kogoś doceniasz, zwróć uwagę na człowieka stojącego za pracą, nie tylko na pracę. Bądź wtedy konkretny i mów wyraźnie – ale nie rób z tego oceny. Generalnie korzystamy z tej formułki, dostosowując ich do bieżących potrzeb: „Doceniam, że zrobiłeś ______. Pomogło mi to bardzo z _____.” Doceniaj każdego z Twojego zespołu z osobna, co tydzień. Zwróć uwagę i doceń chociaż jedną rzecz o każdej z osób, z którą masz kontakt.
Gdy chcesz kogoś docenić, zdecyduj, czy chcesz to zrobić prywatnie czy publicznie. Na szczęście, docenienie kogoś podczas prywatnego spotkania jest zawsze mile widziane. Jeżeli jednak chcesz kogoś pochwalić publicznie, najpierw należy zapytać – chyba, że jest to firmowy standard. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości, wystarczy tylko zapytać.
Dobrego dnia!
Michał
Autor: dr Michał Chmielecki, prof.
Jestem autorem bestsellerowych książek. Od ponad 15 lat doradzam firmom, prowadzę warsztaty i coaching w zakresie kompetencji przywódczych. Mam nadzieję, że Projekt Przywództwo pomoże Ci rozwijać wiedzę w zakresie komunikacji i przywództwa oraz zainspiruje Cię do wdrażania zmian i ciągłego rozwoju.
P.S. Jak zawsze zapraszam Cię do dołączenia do moich kanałów w mediach społecznościowych. Dziękuję za poświęcony czas!
Być może zainteresują Cię również:
Jak pokazać, że wierzysz w swój zespół
Jak pokonać syndrom grupowego myślenia w Twoim zespole?
Pytania ułatwiające rozwiązywanie problemów
Udzielanie informacji zwrotnej. Jak udzielić konstruktywnego feedbacku